1. Părțile și rolurile lor
Clientul (firma sau PFA-ul titular al contului MindloopOne Webinar) este operator pentru datele personale ale participanților la webinarele sale. AI-MINDLOOP S.R.L., CUI RO41458014 („Furnizorul”), este persoană împuternicită și prelucrează aceste date doar în numele Clientului și la instrucțiunile lui documentate. Configurarea făcută de Client în aplicație (câmpurile de înscriere, emailurile, înregistrarea, exporturile) constituie instrucțiuni documentate.
2. Obiectul și natura prelucrării
| Scop | Organizarea webinarelor Clientului: pagina de înscriere, emailurile către înscriși, sala video, interacțiunea în timpul webinarului, înregistrarea și reluarea, raportul de participare. |
|---|---|
| Persoane vizate | Persoanele care se înscriu sau participă la webinarele Clientului; prezentatorii invitați. |
| Categorii de date | Nume, email, telefon și alte câmpuri alese de Client în formularul de înscriere; sursa înscrierii (parametri UTM); date de participare (intrare, ieșire, minute urmărite, scor de implicare); mesaje în chat, întrebări, voturi, click-uri pe oferte; imaginea și vocea persoanelor care vorbesc sau își arată ecranul, dacă webinarul e înregistrat; date tehnice (adresă IP, browser). |
| Date sensibile | Serviciul nu e conceput pentru categorii speciale de date (art. 9 GDPR). Clientul nu le colectează prin formular decât cu temei legal propriu și pe răspunderea sa. |
| Durată | Pe durata abonamentului și a perioadei de acces doar pentru citire (secțiunea 8). |
3. Obligațiile Clientului
- Are un temei legal pentru prelucrare și informează participanții (de exemplu printr-un text de consimțământ pe pagina de înscriere și prin politica proprie de confidențialitate).
- Anunță participanții, înainte de webinar, dacă acesta e înregistrat.
- Răspunde cererilor participanților privind drepturile lor; Furnizorul îl ajută prin funcțiile aplicației (export, ștergere).
- Nu încarcă în Serviciu date de care nu are nevoie pentru webinar.
4. Obligațiile Furnizorului
- Prelucrează datele doar pentru scopul de mai sus și doar la instrucțiunile Clientului, cu excepția cazurilor impuse de lege, despre care îl informează pe Client înainte, dacă legea permite.
- Asigură confidențialitatea: persoanele cu acces la date sunt obligate la confidențialitate.
- Aplică măsurile de securitate de la secțiunea 6.
- Îl ajută pe Client, în măsura rezonabilă, să răspundă cererilor persoanelor vizate și să își îndeplinească obligațiile din art. 32–36 GDPR.
- Nu folosește datele participanților în scopuri proprii (de exemplu marketing) și nu le vinde.
5. Subprocesatori
Clientul își dă acordul general pentru folosirea subprocesatorilor de mai jos. Furnizorul anunță pe email orice subprocesator nou cu cel puțin 30 de zile înainte; Clientul poate obiecta motivat, iar dacă nu se găsește o soluție, poate înceta abonamentul.
| Subprocesator | Rol | Localizare |
|---|---|---|
| LiveKit, Inc. (LiveKit Cloud) | Transmisia audio-video în timp real și realizarea înregistrărilor | Rețea globală LiveKit Cloud (noduri în UE și în afara UE); fiecare participant se conectează la cel mai apropiat nod |
| Cloudflare, Inc. (Cloudflare R2) | Stocarea fișierelor înregistrărilor | Europa de Est (regiunea EEUR a Cloudflare R2) |
| Railway Corporation | Găzduirea aplicației și a bazei de date (date de înscriere, participare, chat) | Uniunea Europeană (regiunea EU West, Țările de Jos) |
| Serverul de email al AI-MINDLOOP S.R.L. (mail.mindloop.ro) | Trimiterea emailurilor către înscriși (confirmare, remindere, reluare) | România |
| Cloudflare, Inc. (Turnstile) | Protecție anti-robot pe pagina de înscriere la webinar, dacă e activă | Global |
| Google LLC (Google Drive) | Doar dacă Clientul conectează Drive-ul firmei: salvarea înregistrărilor în contul Clientului | Conform contractului Clientului cu Google |
Transferurile în afara SEE se fac pe baza deciziilor de adecvare sau a clauzelor contractuale standard.
6. Măsuri de securitate
- Criptarea datelor în tranzit (HTTPS / TLS; WebRTC criptat pentru transmisie).
- Separarea logică a datelor pe client (fiecare firmă vede doar datele ei) și drepturi pe roluri în aplicație.
- Linkuri personale de intrare semnate criptografic; secretele integrărilor stocate criptat.
- Participanții nu se văd între ei în sala de webinar; ecranul unui participant se arată doar cu permisiunea organizatorului.
- Ștergerea automată a înregistrărilor la expirarea perioadei de păstrare a planului.
- Copii de siguranță ale bazei de date și jurnalizarea accesului administrativ.
7. Incidente de securitate
Furnizorul anunță Clientul fără întârzieri nejustificate, și în orice caz în cel mult 48 de ore de la constatare, despre orice încălcare a securității datelor participanților, cu informațiile disponibile despre natura incidentului, datele afectate și măsurile luate, ca să-l ajute pe Client să notifice autoritatea în termenul de 72 de ore.
8. Ștergerea și returnarea datelor
Pe durata abonamentului, Clientul poate exporta oricând înscrișii și rapoartele (CSV) și poate descărca înregistrările. După încetarea abonamentului, contul rămâne 30 de zile doar pentru citire, pentru export. După acest termen, datele participanților se șterg, cu excepția celor pe care legea obligă Furnizorul să le păstreze. La cererea Clientului, Furnizorul confirmă ștergerea pe email.
9. Informare și audit
Furnizorul pune la dispoziția Clientului, la cerere scrisă, informațiile necesare pentru a demonstra respectarea art. 28 GDPR. Auditurile la fața locului se fac cu un preaviz de 30 de zile, în timpul programului de lucru, cel mult o dată pe an, pe cheltuiala Clientului, fără acces la datele altor clienți.
10. Durată și prevalență
Acordul intră în vigoare la acceptarea lui la înscriere și durează cât timp Furnizorul prelucrează date ale participanților pentru Client. În caz de contradicție între acest acord și Termeni, în privința datelor personale prevalează acest acord.
Versiunea 2026-11-02-v1, în vigoare de la 2 noiembrie 2026.