Dashboard
Bine ai venit în AiMindloop Call Manager
Statistici Recente
Vizualizează apelurile din secțiunea "Apeluri" din meniu.
Apeluri
Vizualizează și ascultă înregistrările apelurilor
Dacă ambele date sunt goale la încărcare, se aplică automat ultimele 90 zile. Extinde intervalul din câmpurile de mai sus sau folosește paginarea sub listă.
Sună cu agentul selectat
Introdu numărul în format internațional și inițiază apelul.
Selectează un agent și apasă "Încarcă Apeluri"
☎️ CENTRALA
Apeluri telefonice pentru operatori umani
🆕 Apel Nou
Se încarcă apelurile...
Niciun apel găsit
Începe prin a efectua primul tău apel sau ajustează filtrele.
📖 Contacte
➕ Contact Nou
📞 Detalii Apel
⚙️ Setări Twilio
Se încarcă configurația...
Nu ai acces la CENTRALA
Contactează administratorul pentru a-ți acorda acces la modulul CENTRALA.
După ce primești acces, vei putea configura aici credențialele tale Twilio.
🔧 Admin CENTRALA
Configurații Twilio (Multi-tenant)
➕ Configurație Nouă
👥 Atribuiri Utilizatori
Selectează un tenant și atribuie utilizatori care vor avea acces la CENTRALA.
➕ Adaugă Utilizator
Selectează o configurație pentru a vedea utilizatorii atribuiți.
Numere
Aloca numere configuratiilor si seteaza modul de rutare.
| Selecteaza o configuratie. |
🤖 Configurare AI Fallback
Când operatorii umani nu răspund, apelurile vor fi preluate de un agent AI ALinaI.
Când este activat, apelurile nepreluate vor fi transferate la agentul AI selectat.
Lista agenților sincronizați din ALinaI
Câte secunde să sune la operatori înainte de transfer la AI (10-120s)
Mesajul care va fi redat înainte de conectarea la AI
ℹ️ Informații Agent Selectat
💾 Stocare Înregistrări
Înregistrările sunt stocate local pe server pentru a economisi costuri Twilio.
📞 Batch Calls
Apeluri automate în masă cu agenți AI
🚀 Crează Batch Call Nou
⚙️ Pasul 3: Configurare Batch
{{variabile}} din CSV.
{{variabile}} pentru personalizare.
📋 Lista Batch Calls
📚 Ghid Complet Batch Calls
,),
Punct și virgulă (;),
Tab (\t),
Pipe (|)
💡 Sistemul detectează automat separatorul folosit în fișierul tău!
Coloană OBLIGATORIE
phone_number
Format E.164 sau fără prefix +
✓ +40726327192
◉ 40726327192 (+ se adaugă automat)
Coloane OPȚIONALE
language - Limba (ro, en, pl)voice_id - ID voce AIfirst_message - Mesaj customprompt - Prompt personalizatColoane CUSTOM
Orice altă coloană devine variabilă dinamică accesibilă în prompt
citynameappointment_datecustomer_name{{variable_name}}
phone_number,language,city,customer_name +40726327192,ro,Bucharest,Ion Popescu
phone_number;language;city;customer_name +40726327192;ro;Bucharest;Ion Popescu
🎯 Obiectiv & Script Personalizat
phone_number,name,webinar_date +40726327192,Ion Popescu,15 februarie
- CSV-ul trebuie să conțină toate variabilele folosite în script
- Activează în ElevenLabs: "First message override" + "System prompt override"
- Dacă o variabilă lipsește → va apărea literal (ex:
"Bună {{name}}")
💾 Salvează Template
📂 Încarcă Template Salvat
Managementul Agenților
Vizualizează și gestionează agenții tăi
🏢 Compania Mea
Se incarca...
👤 Numele meu afișat în chat
Când preiei o conversație cu un client, acesta vede acest nume. Completează-ți prenumele (și, opțional, numele) ca să te recunoască.
🧭 Drepturile echipei (ERP)
Vedeți și schimbați ce poate face fiecare om al firmei în ERP: bife pe module, acțiuni precise (ex. storno, încasări), plafoane, roluri-tip și copierea drepturilor de la un coleg. Orice schimbare se previzualizează înainte de salvare și intră în istoric.
Se incarca...
Selecteaza un utilizator din tab-ul Utilizatori pentru a-i seta permisiunile.
Se încarcă abonamentul...
👥 Permisiuni CENTRALA — Membrii tenantului
Toți membrii tenantului sunt listați mai jos. Apasă ✏️ Permisiuni pentru a seta accesul fiecăruia la CENTRALA. Pentru a adăuga utilizatori noi, mergi la tab-ul Utilizatori.
Se încarcă...
Adauga Utilizator
Creaza un cont nou si il asigneaza automat la compania ta.
Alege un utilizator existent care nu este asignat niciunei companii:
Permisiuni Module
🎫 Acord facturare abonamente Suport
Înainte de a activa abonamente de Suport Clienți pentru echipa ta, confirmă condițiile de facturare de mai jos.
☎️ Adaugă Utilizator la CENTRALA
Selectează un utilizator din tenantul tău și setează permisiunile pentru centrală.
✏️ Editează Permisiuni CENTRALA
✏️ Editează Nume Utilizator
Adresa de email nu poate fi modificată de aici.
Managementul Utilizatorilor
Administrează conturile utilizatorilor
🏢 Managementul Tenanților
Administrează tenanții și asignarea utilizatorilor
Planurile de abonament și tariful platformă se configurează în Billing CALL MANAGER. Aici atribui planul per tenant cu butonul Billing.
Adauga Companie
💳 Billing tenant
Se resetează la fiecare perioadă. Peste incluse → facturat o dată la închiderea perioadei (avans + overage).
Dezactivat = nu se adaugă nicio linie WhatsApp pe factură. Se facturează separat de apeluri, în același ciclu.
Consumul = costul comasat WhatsApp (AI + telecom + adaos). Peste pragul inclus → facturat ca linie separată la închiderea perioadei.
Aduce de la Twilio prețul real per mesaj pentru mesajele fără cost (ultimele 90 zile). Costul AI (OpenAI) e deja urmărit; asta completează doar componenta telecom.
Doar pentru cifra ESTIMATĂ afișată în dashboard (nr. mesaje × rată). NU afectează facturarea reală. Gol sau 0 = rata platformei (0,03 EUR/mesaj).
Pentru client: utilizatorul tenant_admin merge la Compania Mea → tab Abonament → Adaugă card. Butonul de aici deschide același Checkout Stripe (util pentru test sau dacă îi trimiți link-ul din tab-ul nou). Status card: în caseta de mai sus (card: da/nu) după finalizare + webhook Stripe.
Utilizatori Tenant
➕ Creaza Lead din Apel
🔗 Leaga de Lead Existent
Schimbă Parola
🔔 Notificări pe email
Alege ce emailuri automate vrei să primești. Implicit nu primești niciunul — bifează doar ce te interesează.
Adaugă Utilizator
🤖📞 Apel AI prin Centrala
Agent: -
🔧 Agent Tools Management
Configurează tools pentru agenți - Calendly, Email, CRM, Analytics
👆 Selectează un agent pentru a configura tools
Atribuiri Agenți
Gestionează alocarea agenților către utilizatori
Atribuie Agent → User
💰 Monitorizare Costuri
Monitorizare agenți activi și costuri de utilizare
📊 Statistici Utilizare
📅 Luna Curentă
📅 Luna Trecută
📢 Notificări utilizatori conectați
Trimite un mesaj instant tuturor utilizatorilor care au aplicația deschisă în acest moment (orice modul sau pagină).
Conectați acum: —
Istoric trimiteri
🔐 Setări Bază de Date
Schimbă parola utilizatorului postgres din baza de date
🔑 Schimbare Parolă Postgres
După schimbare, actualizează manual DATABASE_URL în Railway dashboard cu noua parolă, altfel la următorul redeploy aplicația nu va putea conecta.
🔗 Linkuri de Acces Bază de Date
Generează linkuri unice pe care le poți oferi agenților AI pentru a accesa baza de date — read-only sau cu drepturi de editare. Poți suspenda sau șterge orice link oricând.
🌐 Căutare web (produse necunoscute)
Căutare web pentru produse necunoscute la Contabilul Electronic — cheia e criptată și vizibilă doar aici.
⏱️ Cron Jobs
Toate cronurile aplicației, grupate pe modul. Istoricul rulărilor se păstrează 3 zile.
Link nou de acces
Generează un URL securizat pentru agentul AI
Separă cu virgulă. Lasă gol pentru acces complet la toate tabelele.
Fără dată = link permanent (poate fi suspendat manual oricând).
Link generat!
Copiază URL-ul și oferă-l agentului AI. Salvează-l acum — tokenul nu se mai afișează.
⚠️ Link-ul apare în lista de mai jos — îl poți suspenda sau șterge oricând.
Task-uri
Gestionează cerințele și task-urile tale
🔍 Filtrare Avansată
🤖 Agent Suport
Chat intern cu acces la baza de date, task-uri și istoricul Git al platformei
💬 Conversații
Agent Suport AiMindloop
Are acces la DB, task-uri și Git — răspunde în română
Bun venit la Agentul de Suport
Pot verifica date din platformă, citi task-uri cu atașamente și naviga direct la pagina relevantă. Întreabă-mă orice despre cum funcționează platforma.
👥 Gestionare Acces Useri
⚙️ Configurație GitHub & System Prompt
Configurare WhatsApp AI
Configurează agentul AI pentru răspunsuri automate pe WhatsApp
🤖 Status Agent AI
Se încarcă…
Activează / Dezactivează
🎯 Context Configurare (Admin)
Ca admin poți configura propriul cont sau direct un utilizator/tenant.
🔑 Configurare ChatGPT API
🧠 Funcționalități avansate AI
⚙️ Setări avansate
🧬 Sursa scriptului AI
Scriptul de mai sus poate fi scris local, moștenit din agentul ElevenLabs al clinicii, sau suprascris de platformă doar pentru WhatsApp. Aici vezi de unde vine acum, ce s-a schimbat în sursă și istoricul versiunilor.
🕘 Istoric versiuni ale scriptului
📊 Statistici
📈 Dashboard WhatsApp
👥 WhatsApp Multi-User Management
Gestionează accesul utilizatorilor la WhatsApp AI
📋 Utilizatori
Apasă „Reîmprospătează” pentru a încărca lista utilizatorilor
⚙️ Configurare Globală Twilio (Fallback)
Aceste credențiale sunt folosite pentru utilizatorii care nu au configurare Twilio proprie.
📱 Configurare Provider WhatsApp
Alege providerul pentru conversațiile AI (Twilio sau Meta WhatsApp Business)
Conversații WhatsApp
Vizualizează și gestionează conversațiile cu clienții
Se încarcă conversațiile…
Knowledge Base WhatsApp
Informații folosite de AI pentru răspunsuri automate
Se încarcă knowledge base-ul…
Mesaje predefinite WhatsApp
Creează mesaje reutilizabile și trimite-le la aprobare ca template WhatsApp Business (Meta via Twilio).
{{1}} → Numele pacientului{{2}} → Data programării (ex: 20 iunie 2026){{3}} → Ora programării (ex: 10:30){{4}} → Numele doctorului / clinicii📧 Căsuțe & Agent Email
Conectează căsuțele tale (IMAP/SMTP pe domenii proprii) și configurează agentul de citit + răspuns.
📥 Inbox & Drafturi
Mesajele primite, rezumatele agentului și drafturile de răspuns care așteaptă aprobarea ta.
📚 Knowledge Base Email
Knowledge base-ul propriu al agentului de email și interconectarea cu KB-ul agenților ElevenLabs.
🎥 Webinar — limite & tarife
Pragul gratuit, plafonul de participanți și modul de plată (abonament sau per participant) pentru fiecare tenant.
💼 Abonamente SaaS
Înscrierile de pe one.mindloop.ro/webinar: abonamentele și starea lor, planurile și prețurile, emitentul facturilor, setările Stripe.
🧾 Abonamentul meu
Planul MindloopOne Webinar, plățile, cardul și facturile firmei.
🔎 Drepturile unui utilizator
Tot ce poate face un om, pe fiecare firmă: rol, Admin Companie, drepturi ERP, capabilități și plafoane, prețuri, Centrală, istoric. Copiere de drepturi și șabloane de rol.
🍽️ Setări Restaurant
Configurează comenzi și rezervări pentru restaurantul tău
👆 Selectează un agent pentru a configura setările restaurant
🛒 Comenzi Restaurant
Vizualizează și gestionează comenzile restaurantului
👆 Selectează un agent pentru a vedea comenzile
📅 Rezervări Mese
Vizualizează și gestionează rezervările la restaurant
👆 Selectează un agent pentru a vedea rezervările
📋 Gestionare Meniu
Adaugă, editează și șterge produse din meniu
👆 Selectează un agent pentru a gestiona meniul
🪑 Gestionare Mese
Definește și configurează mesele restaurantului
👆 Selectează un agent pentru a gestiona mesele
🏥 Configurare Clinică
Setări generale pentru clinica medicală
Se încarcă configurarea...
👨⚕️ Medici
Gestionează medicii și specializările clinicii
Se încarcă medicii...
🔬 Aparate Medicale
Gestionează aparatele și procedurile medicale
Se încarcă aparatele...
🗓️ Calendar Aparate
Vizualizare pe zi: coloane pe aparate, programări proporționale cu durata
Se încarcă calendarul aparatelor...
📊 Comision Medici
Raport de comisioane: ședințe finalizate, minute și valoare per tip de serviciu
Se încarcă raportul de comisioane...
📅 Programări
Vizualizează și gestionează programările clinicii
Se încarcă calendarul...
Se încarcă programările...
👤 Pacienți
Gestionează baza de date cu pacienții clinicii
Se încarcă pacienții...
📋 Liste de Așteptare
Gestionează pacienții din listele de așteptare
Se încarcă listele de așteptare...
✉️ Mesaje pentru medic
Mesaje transmise de asistentul AI de la pacienți către medic sau clinică — răspunde direct de aici
Se încarcă mesajele...
🏢 Gestionare Clinici Medicale
Creează și administrează clinicile medicale din sistem
Se încarcă clinicile...
👥 Asignare Utilizatori la Clinici
Gestionează accesul utilizatorilor la clinicile medicale
Se încarcă utilizatorii...
💳 Billing CALL MANAGER
Catalog planuri abonament, tarif default peste minute incluse și setări platformă. Planul se atribuie per tenant din Tenanți → Billing.
⚙️ Setări globale platformă
Marja se aplică la costul comasat WhatsApp și Suport (AI + telecom), nu la apeluri (tarifate all-in pe EUR/min).
Rata estimare WhatsApp este fallback-ul folosit când nu avem cost real capturat pentru un mesaj outbound. Este override-abilă per tenant din Tenanți → Billing.
💲 Prețuri AI (OpenAI)
Prețuri în USD / 1.000 token. La salvare se adaugă un rând nou cu data de azi (istoricul se păstrează). Prețurile noi se aplică automat mesajelor viitoare (se citește rândul activ cel mai recent).
➕ Adaugă / actualizează model
📋 Catalog planuri abonament
Planurile inactive nu apar la atribuirea pe tenant nou, dar tenantii deja legați își păstrează planul.
➕ Plan abonament nou
⚠ Cu 0 minute incluse, la fiecare tenant trebuie setate manual minute în Billing.
💳 Conturi Stripe + Mapare module
Configurează conturile Stripe per modul (Rezzy, Hotel, Medical, Centrală, ERP). Cheile sunt criptate AES-256-GCM la nivel de bază de date.
🏦 Conturi Stripe configurate
🔗 Mapare module → conturi Stripe
Selectează ce cont Stripe încasează plățile pentru fiecare modul. Webhook-urile trebuie configurate în Stripe Dashboard la URL-urile listate.
➕ Cont Stripe nou
🍕 Restaurante / abonamente Rezzy
Listă înscrieri și abonamente Rezzy (toate stările)
Meniu Rezzy
Vizualizare și modificare preparate pentru contul clientului
Preparat
🏢 Clinică Nouă
👤 Asignare Utilizator
🎙️ Scripturi AI per clinică
Clinică
Se încarcă scripturile…
{{variabilă}} pentru valori dinamice.
🏥 Acces Multi-Clinică
✅ Clinici cu acces activ
Se încarcă...
➕ Adaugă acces la o clinică
Modal Medical
Detalii Complete Task
📋 Task nou
Descrie cerința. Poți lega task-ul de un apel sau îl poți crea ca cerință generală.
📊 CRM Dashboard - Leads Typeform
Vizualizează și gestionează lead-urile primite prin formularele Typeform
🆕 Lead-uri Recente
Se încarcă...
📝 Top Formulare
Se încarcă...
🔗 Configurare Webhook Typeform
Pentru a primi lead-uri automat, configurează acest URL în Typeform:
Instrucțiuni: Mergi în Typeform → Settings → Webhooks → Add Webhook → Lipește URL-ul de mai sus
👥 Toate Lead-urile
Vizualizează și gestionează toate lead-urile din sistem
| Contact | Formular | Status | Data | UTM | Acțiuni | |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
📋
Se încarcă lead-urile... |
||||||
📋 Detalii Lead
📈 CRM Pipeline Dashboard📈 CRM Pipeline
Lead-uri unificate din Typeform și WebinarJam
Se încarcă dashboard-ul...
Se încarcă lead-urile...
Se încarcă raportul...
📧 AutoEmailuri cu filtrele mele
Salvezi un set de filtre + un program și raportul îți vine singur pe email.
AutoEmail cu filtrele mele
⏰ Apelurile mele programate ⏰ Apeluri programate
Reminders pentru Callback și Follow-up (faza 1 / faza 2) — restante, azi și următoarele 30 zile.
✏️ Editează reminder
⏰ Amână reminder
🧩 Setări ERP
Activare modul ERP per tenant + configurări de bază. Modulul e dezactivat default; toate fluxurile existente rămân neafectate.
💶 Centrul de prețuri
Cataloagele de vânzare, prețurile speciale și discounturile clienților, grupele, cataloagele furnizorilor, website-urile Magento și simulatorul „ce preț primește…” — într-un singur loc.
📦 Gestiune
Catalog per tenant: produse, servicii și categorii. Produsele pot avea stoc urmărit (opțional), serviciile ignoră stocul.
🏢 ERP — Firme
Clienți și furnizori. La adăugare manuală sistemul detectează duplicate (CUI, email, nume similar).
👥 ERP — Contacte
O persoană poate aparține mai multor firme. Email-ul nu este unic (colaborări).
🔁 ERP — Verificare duplicate
Perechi detectate ca posibile duplicate. Le poți unifica (definitiv, cu confirmare) sau marca „păstrează ambele" / „ignoră".
📄 ERP — Oferte
Oferte comerciale: creezi draft, adaugi linii, trimiti pe email și urmărești acceptarea.
📝 ERP — Contracte
Generare contracte din oferte acceptate, semnare digitală olografă, trimitere către client.
🌐 ERP — Traduceri
Traduceri AI din oferte, contracte sau documente încărcate, în engleză sau ucraineană.
🛒 ERP — Magazin Online
Magazin online legat direct de catalogul ERP. Alege modul de funcționare, tema și branding-ul.
🧾 ERP — Template-uri documente
Editor WYSIWYG cu versiuni și placeholders. Asociezi template-uri pe categorii (contract/anexă/PV/act adițional/ofertă/proformă/factură/PV recepție proiect) și le marchezi default / auto-include.
💰 ERP — Facturare
Emite facturi direct din contractele semnate sau din oferte, urmărește plățile și stornările.
💳 ERP — Financiar
Conturi bancare și casă, încasări de la clienți, plăți către furnizori și repartizare pe facturi deschise.
🚚 ERP — Decontări curieri
Reconciliază borderourile de ramburs (COD) primite de la curieri (DPD, GLS, Sameday) cu facturile de vânzare: o virare bancară se repartizează pe mai multe facturi, care sunt marcate încasate.
🏦 ERP — Credite și leasing
Credite bancare, linii de credit, leasing financiar, împrumuturi de la asociați și împrumuturi acordate, cu scadențar: ratele se potrivesc cu extrasul bancar, iar dobânda se poate înregistra lunar în contabilitate.
📒 ERP — Contabilitate
Plan de conturi, note contabile generate din documente sau manuale, balanță de verificare, registre, jurnale TVA, calendar de declarații și pachet lunar pentru contabil.
🚚 ERP — Curieri (AWB)
Generează borderouri de expediție (AWB) din facturi, comenzi online sau manual, prin Innoship (un cont acoperă FAN Courier, Sameday, Cargus, DPD, GLS, Poșta Română, plus Pallex / Dragon Star pentru paleți) sau DPD direct. Reguli de alocare a curierului, colete și paleți, etichete într-un singur PDF, urmărire automată și ramburs.
🧩 Magento
📦 ERP — Comenzi online
Comenzile primite din magazinul online: preluare, validare, culegere cu scanare, factură, AWB și retururi. Sus vezi ce ai de făcut acum: de preluat, de cules, de facturat, de expediat.
🤖 Contabilul Electronic (AlinaConta)
Contabilitate asistată de AI: clienții trimit documentele (factură, bon, extras) prin WhatsApp, voce, email sau link, iar AlinaConta propune înregistrarea contabilă pe care contabilul o validează. Mai jos vezi modul de lucru configurat și coada de documente.
🏪 ERP — Magazin Fizic
Vânzare la tejghea (POS): scanare produse, coș, plată numerar/card, descărcare stoc, factură și bon fiscal, tură de casă cu raport Z și rapoarte zilnice.
📊 ERP — Rapoarte
Pivot operațional (vânzări, intrări) și contabil (din notele validate), tablou financiar (P&L, cash-flow, TVA, DSO/DPO), bugete și buget vs. realizat, rapoarte salvate cu trimitere programată; export CSV/XLSX/PDF.
📥 ERP — Intrări
Achiziții: e-Factura primită → factură furnizor → recepție marfă → NIR → stoc pe depozit.
📊 ERP — Proiecte
Gestionează proiectele din contractele semnate: taskuri pe Kanban, membri, timesheet, progres.
👤 ERP — Angajați
Evidență angajați (cu sau fără cont de login). Salariile sunt vizibile doar cu permisiune HR edit.
👥 ERP — Echipe
Echipe operaționale cu șef de echipă (manager). Membrii sunt angajați din registrul HR.
🔢 ERP — Serii Documente
Definesti serii de numerotare per tip de document (oferte, proforme, facturi, contracte, chitanțe, ordine de plată etc.). Poti avea mai multe serii per tip (ex. pentru sedii diferite); una este default.
🏷️ ERP — Centre de cost
Nomenclator ierarhic de centre de cost folosit pe facturi furnizor, recepții, comenzi furnizor și facturi client, plus raport de cheltuieli/venituri pe centre de cost sau proiecte.
📅 ERP — Condiții de plată
Nomenclator condiții de plată (ex. „30 zile de la facturare", „50% avans + 50% la livrare"). Folosite pe facturi și contracte pentru precompletarea scadenței.
🤝 ERP — Condiții comerciale
Condiții comerciale per partener: catalogul fiecărui furnizor (prețuri de intrare, discounturi, import CSV), înțelegeri de preț per client aplicate automat la facturare, termen de plată implicit și comparația furnizorilor pentru cea mai bună decizie de achiziție.
🎥 WebinarJam Dashboard
Vizualizează statisticile și participarea la webinare
📊 Webinare
Se încarcă...
📝 Înscrieri Recente
Se încarcă...
🔑 Configurare WebinarJam API
Se verifică starea cheii API...
Notă: cheia API se generează din contul WebinarJam (secțiunea Integrations / API). O eroare 401 la sincronizare înseamnă că WebinarJam a respins cheia curentă - regenereaz-o, reintrodu-o aici, salveaz-o și apasă "Testează conexiunea". Modificarea configurației este permisă doar administratorilor.
⏱️ Sincronizare automată
Când este pornită, platforma aduce singură din WebinarJam registranții noi și prezența (live / replay), la intervalul ales, apoi îi adaugă în lista de lead-uri CRM (aceeași unificare ca la butonul „Sincronizează Tot”). Nu trebuie să mai apeși manual butonul. Funcționează doar dacă există o cheie API salvată și integrarea este activă (mai sus).
📋 Registranți WebinarJam
Vizualizează toți participanții la webinare
| Contact | Webinar | Participare | Timp Vizionat | Data Înscrierii | Țara | Acțiuni |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
🎥
Apasă "Sincronizează" pentru a importa datele |
||||||
🎯 Analiză Apel AlinaI🎯 Analiză Apel
Coaching continuu pe baza transcrierilor din Centrala
Se încarcă apelurile...
Se încarcă standardele...
Se încarcă setările...
📞 Detaliu apel
Se încarcă...
📚 Pornește din șablon
Se încarcă șabloanele...